Filo Kiralamada Kilometre Limiti Nasıl Belirlenir?

Araç modeli seçildi, kiralama süresi netleşti, aylık bütçe konuşuldu. Sıra küçük bir ayrıntı gibi görünen soruya geldi:

“Yılda kaç kilometre yapacaksınız?”

Bu soruya verilen cevap, uzun dönem araç kiralama teklifinin doğru hazırlanması açısından önemlidir. Gerçek kullanımınızın altında belirlenen kilometre limiti, sözleşme koşullarına göre ek maliyet doğurabilir. Bu nedenle kilometreyi yalnızca teklif formunda doldurulacak bir alan olarak değil, şirketinizin çalışma düzeninin bir parçası olarak değerlendirmek gerekir.

Peki, şirketinizin kilometre ihtiyacını nasıl hesaplayabilirsiniz?

“Çok yol yapmıyoruz” yerine geçmiş verilere bakın

Kilometre planlamasına başlarken ilk başvurulacak yer tahminler değil, mevcut araçların kullanım kayıtlarıdır. Geçmiş kilometre verilerini incelemek, ihtiyaca uygun bir kiralama paketi belirlemek için önemli bir başlangıçtır.

Mümkünse son 12 ayın verilerini araç bazında değerlendirin. Yalnızca kilometre göstergesindeki son rakama değil, iki tarih arasındaki farkın hangi kullanım dönemine ait olduğuna bakın. Örneğin üç ay boyunca kullanılmayan bir aracın yıllık toplamını, yıl boyunca aktif çalışan başka bir araçla aynı şekilde değerlendirmeyin.

Geçmiş verileri incelerken şu soruyu da sorun:

“Önümüzdeki yıl, geçen yılki gibi mi çalışacağız?”

Yeni müşteri ziyaretleri, farklı şehirlerde başlayan projeler veya genişleyen hizmet bölgesi planınız varsa bunları hesaba ekleyin. Amaç, geçmişi aynen tekrarlamak değil; geçmiş verileri gelecekteki iş planınızla birlikte yorumlamaktır.

Yıllık kilometre ihtiyacı için basit bir hesap

Henüz kullanım geçmişiniz yoksa günlük iş akışından hareket edebilirsiniz. Başlangıç için şu hesap kullanılabilir:

Tahmini yıllık kilometre = Günlük ortalama mesafe × Aylık kullanım günü × 12 + Rutin dışı yıllık yolculuklar

Tamamen örnek bir hesap yapalım:

Bir saha aracının günlük toplam 100 kilometre yol yaptığını ve ayda 22 gün kullanıldığını varsayalım. Rutin kullanımın yıllık karşılığı:

100 × 22 × 12 = 26.400 kilometre

Bu hesaba dahil olmayan şehir dışı ziyaretlerin de yılda toplam 6.000 kilometre oluşturacağını öngörüyorsak yıllık ihtiyaç:

26.400 + 6.000 = 32.400 kilometre

Bu senaryoda yıllık 30.000 kilometre üzerinden planlama yapmak, daha başlangıçta 2.400 kilometrelik bir fark bırakır.

Hesabı yaparken gidiş ve dönüş mesafelerini birlikte değerlendirin. İşe geliş-gidiş veya şirket politikasınca izin verilen özel kullanım varsa bunları da dahil edin. Günlük ortalamaya zaten eklediğiniz yolculukları ikinci kez saymamaya dikkat edin.

Filonun ortalaması, her aracın ihtiyacını göstermez

İki araçlık örnek bir filo düşünelim. Araçlardan biri yılda 15.000 kilometre, diğeri 45.000 kilometre yapıyor. Filo ortalaması araç başına 30.000 kilometre olsa da iki aracın kullanım ihtiyacı birbirinden oldukça farklı.

Bu nedenle teklif hazırlığında yalnızca “Şirketimizin araçları ortalama şu kadar yol yapıyor” demek yerine, her aracın görevini ve beklenen kullanımını ayrı ayrı belirtin.

Şehir içindeki toplantılarda kullanılan bir araçla farklı illerde müşteri ziyaretlerine çıkan bir aracı aynı kilometre varsayımına yerleştirmeyin. Araç sayısı arttığında benzer görevlerdeki araçları gruplandırarak planlamayı kolaylaştırabilirsiniz.

Bir araçta kullanılmayan kilometrenin diğer aracın aşımını karşılayacağını da baştan varsaymayın. Araçlar arasında kilometre mahsuplaşması yapılıp yapılmadığını teklif aşamasında yazılı olarak netleştirin.

Yıllık kilometre ile sözleşme toplamını ayrı ayrı kontrol edin

Teklifte yer alan kilometre rakamını, kiralama süresiyle birlikte okuyun.

Örneğin yıllık 30.000 kilometre üzerinden hazırlanan 24 aylık bir planın matematiksel karşılığı 60.000 kilometredir. Ancak bu hesap tek başına aşımın hangi dönemde değerlendirileceğini açıklamaz.

Kiralama öncesinde şu üç noktayı netleştirin:

• Kilometre hakkı yıllık mı, sözleşmenin toplam süresi için mi tanımlanıyor?

• Aşım kontrolü ve varsa faturalandırma hangi tarihte yapılıyor?

• Bir dönemde kullanılmayan kilometreler sonraki döneme aktarılabiliyor mu?

Özellikle dönemsel yoğunluğu değişen işletmeler için bu soruları teklif karşılaştırmasının bir parçası haline getirin.

Kilometre aşım bedelini, aşım gerçekleşmeden öğrenin

Kilometre limitinin yanında, bu limitin aşılması durumunda uygulanacak bedel de önemlidir. Aşım ücretinin sözleşmede açıkça belirtilmesi gerekir.

Sözleşmenizde kilometre başına sabit bir aşım ücreti uygulanıyorsa temel hesap şöyledir:

Aşım maliyeti = Ücretlendirilecek aşım kilometresi × Sözleşmedeki kilometre başı bedel

Önceki örnekteki 32.400 kilometrelik kullanım beklentisini ele alalım. Yıllık 30.000 kilometrelik bir teklifi değerlendirirken yalnızca aylık kirayı değil, beklenen 2.400 kilometrelik farkın nasıl ücretlendirileceğini de öğrenin.

Ardından aynı araç, süre ve hizmet kapsamıyla daha yüksek kilometreli bir alternatif teklif isteyin. Böylece iki seçeneği aynı kullanım beklentisi üzerinden karşılaştırabilirsiniz. Filo kiralamada aylık bedelle birlikte kilometre aşımı gibi ek kalemleri değerlendirmek, toplam maliyeti daha doğru görmenizi sağlar.

Hedef, en düşük kilometreli teklifi almak değil; gerçek kullanımınıza uygun teklifi seçmektir.

Kilometre takibini sözleşme sonuna bırakmayın

Doğru planlama, araç teslim edildiğinde bitmesin. Her araç için aylık kilometre kaydı tutun ve gerçekleşen kullanımı başlangıçtaki tahminle karşılaştırın.

Örneğin ilk dört ayda 12.000 kilometre yapan bir araç, aynı kullanım temposu devam ederse 12 ayda 36.000 kilometreye ulaşır. Başlangıç planınız 30.000 kilometreyse bu farkı yıl sonunda değil, dördüncü ayda görmüş olursunuz.

Bu hesabı kesin sonuç değil, erken uyarı olarak kullanın. Mevsimsel yoğunluğu, tamamlanan projeleri ve gelecek aylardaki çalışma programını ayrıca değerlendirin.

Beklentiniz değiştiğinde kiralama şirketinizle iletişime geçerek kilometre planında revizyon yapılıp yapılamadığını ve bunun koşullarını öğrenin. Değişikliğin mümkün veya ücretsiz olduğunu varsaymadan, alternatifleri yazılı teklif üzerinden inceleyin.

CVN Filo ile ihtiyacınıza uygun kiralama planı oluşturun

CVN Filo olarak şirketinizin araç ihtiyacını, kullanım süresini, kilometre beklentisini ve operasyon yapısını birlikte değerlendirerek uzun dönem filo kiralama çözümleri oluşturuyoruz.

Teklif talebinizde araç sayınızı ve tercih ettiğiniz modelleri paylaşırken tahmini yıllık kilometrenizi de belirtin. Mevcut kullanım kayıtlarınızı ve önümüzdeki döneme ilişkin iş planınızı birlikte değerlendirelim.

Şirketinizin yolunu tahminlerle değil, gerçek ihtiyaçlarla planlayın. İşletmenize uygun uzun dönem araç kiralama teklifi için CVN Filo ile iletişime geçin.